Gli anni novanta hanno conosciuto la dirompente ondata dell’approccio nipponico al Management, sintetizzato nella Qualità Totale. Questa definizione comprendeva altre teorie e modelli manageriali quali just in Time, il Breaktrough Management, la Lean Enterprice, il Kanban, la metodologia Six Sigma e molti altri. Il cuore dell’approccio Qualità Totale è costituito dal Kaizen, tradotto in miglioramento continuo. Una filosofia che porta un messaggio tanto semplice quanto rivoluzionario: si può sempre migliorare, anche quando sembra impossibile. Anche la bellezza intrinseca del messaggio derivante dalla costante ricerca della perfezione della dottrina Zen, l’applicazione del Kaizen nella vita aziendale si traduce nell’invito a prendere dei periodi di pausa (per esempio due ore alla settimana ho un giorno al mese) per pensare a come migliorare e velocizzare il proprio lavoro quotidiano.
La parola chiave, per quello che interessa lo scopo di questo libro è quotidianità: le prime attività da migliorare solo quelle che si svolgono e ripetono giorno per giorno, come per esempio l’inserimento dei dati, il calcolo di un insieme di valori o il riassunto delle vendite del giorno precedente. Purtroppo, quello che avviene comunemente è che le persone continuano a fare le cose nello stesso modo per giorni, settimane e mesi, senza chiedersi se esiste un sistema più veloce per ottenere lo stesso risultato con una maggiore qualità e precisione. Con Excel c’è molto da imparare e da applicare. E’ forte convinzione di chi scrive che se alcune semplici funzionalità di Excel fossero note a tutti gli utenti che vi spendono almeno 2-3 ore al giorno, la produttività individuale e aziendale crescerebbe almeno del 20%. Questo perché la gran parte delle persone usa le tabelle pivot in modo inadeguato, oppure non conosce l’uso delle funzioni CERCA.VERT() o SOMMA.SE() e passa ore a confrontare lunghe tabelle, magari con penna e righello. Applicando in modo appropriato alcune funzionalità è possibile automatizzare un ufficio e renderlo più snello, una parola imprescindibile per molte aziende, specie per quelle più coinvolte dalla recente stagnazione economica. Recuperare il 20% di efficienza significa infatti giustificare la presenza di una struttura di persone in base alla quantità di lavoro che effettivamente svolge e, allo stesso tempo, liberare risorse per impiegarle in attività a maggior valore aggiunto.

Introduzione al libro di Gianclaudio Floria “Excel per il controllo di gestione”